Zo zorg je voor een professioneel evenement

Een zakelijk evenement is vaak hét moment waarop je jouw organisatie presenteert aan klanten, medewerkers of relaties. Of het nu gaat om een congres, personeelsbijeenkomst, productpresentatie, seminar of bedrijfsfeest, de techniek speelt een veel grotere rol dan veel mensen vooraf denken.

Een inspirerende spreker komt pas echt tot zijn recht wanneer iedereen hem goed kan verstaan. Een indrukwekkende presentatie werkt alleen wanneer deze duidelijk zichtbaar is voor alle bezoekers. En een strak georganiseerd programma valt of staat met een technische uitvoering die probleemloos verloopt.

Juist daarom kiezen steeds meer organisaties ervoor om de audiovisuele techniek volledig uit te besteden. Zo weten ze zeker dat alles klopt en kunnen zij zich richten op hun gasten en de inhoud van het evenement.

Goed geluid vormt de basis van ieder evenement

Tijdens een zakelijk evenement draait alles om communicatie. Bezoekers moeten iedere spreker goed kunnen verstaan, ongeacht waar zij in de zaal zitten.

Daarom is een professionele geluidsinstallatie geen luxe, maar een essentieel onderdeel van het evenement.

Vooraf wordt gekeken naar onder andere:

• de grootte van de ruimte;
• het aantal bezoekers;
• de akoestiek;
• het type bijeenkomst;
• het aantal sprekers.

Op basis daarvan wordt bepaald welke apparatuur nodig is. Denk aan draadloze handmicrofoons, dasspeldmicrofoons, headsetmicrofoons en luidsprekers die zorgen voor een heldere en gelijkmatige geluidsweergave.

Wanneer het geluid goed is geregeld, merkt niemand het. En juist dat is het doel.

Beeld ondersteunt het verhaal

Vrijwel ieder zakelijk evenement maakt tegenwoordig gebruik van beeld.

Presentaties, video’s, grafieken, animaties en bedrijfsfilms versterken de boodschap van de spreker en maken informatie veel toegankelijker.

Afhankelijk van de locatie kan worden gekozen voor:

• professionele presentatieschermen;
• LED-schermen;
• projectie;
• confidence monitors voor sprekers;
• grote displays voor publiek.

Door vooraf rekening te houden met kijkafstand, lichtinval en de grootte van de ruimte is iedere presentatie goed zichtbaar.

Verlichting bepaalt de uitstraling

Licht wordt vaak onderschat.

Toch bepaalt verlichting voor een groot deel de sfeer van een evenement.

Tijdens een congres zorgt rustige podiumverlichting ervoor dat sprekers professioneel worden uitgelicht. Bij een productpresentatie kan verlichting juist extra aandacht vestigen op een nieuw product. En tijdens een bedrijfsfeest zorgt sfeerverlichting voor een compleet andere beleving.

Met de juiste verlichting ontstaat een professionele uitstraling die past bij het doel van het evenement.

Technische ondersteuning tijdens het evenement

Het leveren van apparatuur is één ding.

Maar tijdens een evenement gebeurt er veel tegelijkertijd.

Presentaties wisselen elkaar af, video’s moeten op het juiste moment starten, muziek moet precies aansluiten op het programma en meerdere microfoons worden achter elkaar gebruikt.

Een ervaren technicus bewaakt tijdens het evenement alle technische onderdelen.

Hierdoor verloopt onder andere:

• het wisselen van presentaties;
• het starten van video’s;
• het bedienen van microfoons;
• het regelen van muziek;
• het aanpassen van verlichting;
• het ondersteunen van sprekers.

Daardoor hoeft de organisator zich geen zorgen te maken over de techniek en kan alle aandacht naar de bezoekers gaan.

Ook wanneer er al techniek aanwezig is

Veel bedrijven, congreslocaties en vergaderlocaties beschikken tegenwoordig over een vaste audiovisuele installatie.

Dat betekent niet automatisch dat er geen technische ondersteuning nodig is.

Sterker nog: juist bij belangrijke bijeenkomsten kiezen organisaties ervoor om een ervaren technicus aanwezig te laten zijn die de bestaande installatie bedient.

Mocht aanvullende apparatuur nodig zijn, dan kan deze eenvoudig worden toegevoegd. Denk bijvoorbeeld aan extra microfoons, grotere schermen, aanvullende verlichting of extra geluidsvoorzieningen.

Zo wordt optimaal gebruikgemaakt van de techniek die al aanwezig is.

Livestreams en hybride evenementen

Steeds vaker bestaat een evenement uit een combinatie van fysieke bezoekers en online deelnemers.

Met een professionele livestream kunnen klanten, collega’s of relaties overal ter wereld deelnemen aan een bijeenkomst.

Dat maakt livestreaming interessant voor onder andere:

• congressen;
• seminars;
• aandeelhoudersvergaderingen;
• trainingen;
• personeelsbijeenkomsten;
• productlanceringen.

Voor veel opdrachtgevers ontwikkelen wij daarnaast een persoonlijke landingspagina waarop bezoekers eenvoudig de livestream kunnen volgen.

Deze pagina kan volledig worden ingericht in de huisstijl van de organisatie en worden uitgebreid met:

• het programma;
• informatie over sprekers;
• downloads;
• presentaties;
• contactinformatie.

Zo ontstaat één centrale online omgeving voor alle deelnemers.

Eén aanspreekpunt voor de complete techniek

Bij een zakelijk evenement zijn vaak meerdere partijen betrokken.

Door de volledige audiovisuele techniek onder te brengen bij één partner ontstaat rust en overzicht.

Vanaf de eerste voorbereiding tot en met de afbouw is er één aanspreekpunt dat verantwoordelijk is voor:

• technisch advies;
• levering van apparatuur;
• opbouw;
• bediening tijdens het evenement;
• technische ondersteuning;
• afbouw.

Dat voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat alle onderdelen perfect op elkaar aansluiten.

Waarom kiezen organisaties voor Clipperms?

Al meer dan 45 jaar ondersteunt Clipperms bedrijven, congreslocaties en evenementenorganisaties met professionele audiovisuele techniek.

Wij combineren eigen materiaal met ervaren technici en denken vanaf de eerste voorbereiding mee over de beste technische oplossing.

Onze opdrachtgevers waarderen vooral:

• één vast aanspreekpunt;
• ervaren technici;
• professionele licht-, geluid- en videotechniek;
• complete technische ontzorging;
• maatwerk voor iedere locatie;
• ondersteuning tijdens het volledige evenement.

Of het nu gaat om een kleinschalige presentatie of een congres met honderden bezoekers: wij zorgen ervoor dat de techniek perfect aansluit op het programma.

Een succesvol evenement begint met een goede voorbereiding

Een goed georganiseerd evenement valt of staat met betrouwbare techniek.

Wanneer geluid, beeld, verlichting en technische ondersteuning goed op elkaar zijn afgestemd, ontstaat er rust. Sprekers kunnen zich volledig richten op hun verhaal, bezoekers beleven het evenement zonder afleiding en de organisatie hoeft zich geen zorgen te maken over de techniek.

Juist daarom is een goede voorbereiding minstens zo belangrijk als de uitvoering zelf.

Meer weten over techniek voor zakelijke evenementen?

Organiseer je binnenkort een congres, presentatie, personeelsbijeenkomst, relatie-evenement of bedrijfsfeest?

Bekijk dan onze pagina over zakelijke evenementen. Daar lees je meer over onze mogelijkheden op het gebied van licht, geluid, beeld, livestreams en technische ondersteuning. We denken graag met je mee en zorgen ervoor dat jouw evenement technisch perfect verloopt.